Ubicaciones separadas dentro de su compañía u organización pueden compartir la misma base de datos de MaintScape. Algunos datos son repartidos entre sitios – por ejemplo: equipos, órdenes de trabajo. Otros datos son compartidos entre sitios – por ejemplo: partes, tablas de código, procedimientos. Los usuarios de MaintScape pueden configurarse para trabajar con datos de su propio sitio, un grupo selecto de sitios, o todos los sitios (ej: para informes consolidados).
MaintScape puede hacer seguimiento de cantidades en inventario de partes seleccionadas en ubicaciones designadas. Cantidades en inventario incluyen: a mano, comprometido, disponible, mínimo, máximo. Todos los cambios de cantidades en inventario son sustentados por registros de transacción permanentes y auditables.
MaintScape identifica las partes que deben procurarse y puede entonces crear solicitudes de compra (SC) y/o órdenes de compra (OC) para estas partes u otros ítemes. Los ítemes de solicitudes de compra pueden convertirse a ítemes de orden de compra, y la recepción puede hacerse directamente desde la SC u OC. Cuando el módulo opcional de control de inventario está habilitado, la recepción de partes controladas en inventario las agrega al inventario. Cualquier SC, OC, e Inventario de Partes está totalmente integrada cuando está habilitada. También pueden registrarse facturas contra OCs.
Las solicitudes de servicio son solicitudes de mantenimiento, generalmente de personas fuera del departamento de mantenimiento. Las solicitudes de servicio pueden transformarse en órdenes de trabajo según se requiera. Ya que las solicitudes de servicio pueden ser emitidas por personas que de otra forma no necesitan de MaintScape, MaintScape tiene una aplicación de navegador web para emitir solicitudes de servicio y revisar sus estados.
Esta poderosa herramienta de asignación de trabajo le permite arrastrar (drag and drop) horas no asignadas a un técnico o contratista,y también arrastrar horas asignadas desde un técnico o contratista a otro. Códigos de colores configurables indican cargas de trabajo variables.
Imprimir etiquetas de códigos de barra, y realizar las siguientes acciones con escáners de código de barra soportados: asignar partes a órdenes de trabajo, recepción de partes, conteo de inventario de partes, emisión directa de partes desde inventario. El módulo opcional de control de inventario es requerido para las dos últimas acciones.
Ordenes de trabajo especiales de calibración soportan condiciones «como se encontró» y «como se dejó» para operabilidad y en-tolerancia, y el registro de instrumentos de calibración y sus lecturas. Se soportan también informes de trazabilidad hacia adelante/reversa y certificados de calibración.
Lecturas y eventos de mantenimiento son importados hacia MaintScape a través de una interface especial por lote. Se crean órdenes de trabajo si cualquiera de los datos importados gatillan reglas de mantenimiento predictivo.
Las partes pueden ser ordenadas y recibidas en monedas distintas que la moneda local.
